Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Sekretariat und Assistenz des Amtsdirektors

[Wir, das Amt Spreenhagen]()
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Sekretariat und Assistenz des Amtsdirektors!
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit
Beginn: schnellstmögliche Besetzung
Befristung: unbefristet
Laufbahn: mittlerer Dienst
Eingruppierung: Entgeltgruppe 8 (TVöD / VKA)
Das Amt Spreenhagen mit Sitz in der Gemeinde Spreenhagen übernimmt die Verwaltungsgeschäfte seiner drei amtsangehörigen Gemeinden Gosen-Neu Zittau, Rauen und Spreenhagen (ca. 9.000 Einwohner). Wir verstehen uns als Bürgerdienstleister und der Ausbau unserer Serviceleistungen bestimmt unser zukünftiges Handeln.
Ihr spannendes und wirkungsvolles Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:
Führung des Sekretariats

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft
• Terminplanung und -überwachung
• Unterstützung bei der Recherche und Aufarbeitung von Informationen zur internen und externen Kommunikation im Allgemeinen
• Erledigung der Korrespondenz nach Diktat oder Vorlage oder selbstständig
• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge
• digitale Erfassung der Rechnungseingänge und Weiterleitung an zuständige Fachbereiche
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation
• Koordination von Bürgersprechstunden
• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen
• Pflege der Homepage, Aktualisierung von Seiten, verfassen von Berichten
• Mitwirkung bei Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Redaktion für das Amtsblatt, Entgegennahme und Prüfung der Veröffentlichungen für das Amtsblatt

Aufgaben im Sitzungsdienst

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen und Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen der verschiedenen Gremien
• Versand von Einladungen und Registratur von Rückmeldungen
• Fristensetzung und -überwachung
• Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien
• Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung
• Protokollführung von Sitzungen, Nachbereitung und Beschlusskontrolle
• Pflege der Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm
• Abrechnung von Aufwandsentschädigungen

Sie verfügen über

· eine Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten bzw. eine vergleichbare Qualifikation (Angestelltenlehrgang I/Beschäftigtenlehrgang I)
· oder eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem für die Tätigkeit förderlichen Bereich mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
· ein hohes Maß an kommunikativen Kompetenzen
· sprachliche Gewandtheit in Wort und Schrift
· routinierten Umgang mit MS Office und die Bereitschaft zur Einarbeitung in spezielle Software
· Loyalität und Diskretion
· freundliches und zugewandtes Auftreten
· sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise und Organisationsgeschick
· hohe Belastbarkeit hinsichtlich des Umgangs mit Arbeitsunterbrechungen
· Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeitgestaltung
· eine gültige Fahrerlaubnis der Klasse B

Wir bieten Ihnen

• einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag
• eine tarifgerechte Bezahlung nach der Entgeltgruppe 8 (TVöD / VKA) unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung, inklusive jährlicher Sonderzahlung,30 Tage Erholungsurlaub, vermögenswirksamer Leistungen, einer weitgehend vom Arbeitgeber finanzierten Zusatzversorgung/Betriebsrente
• flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf und Privatem
• eine engagierte Einarbeitung bzw. Unterstützung durch ein erfahrenes Team
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung