Sekretär*in (m/w/d) für den Bereich Bau und Betrieb Kita/Schule

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Sekretär*in (m/w/d) für den Bereich Bau und Betrieb Kita/Schule Sekretär*in (m/w/d) für den Bereich Bau und Betrieb Kita/SchuleKopfbereichArbeitKaufmann/-frau - BüromanagementSekretär*in (m/w/d) für den Bereich Bau und Betrieb Kita/SchuleLandeshauptstadt PotsdamVollzeitTeilzeit (Vormittag, Nachmittag)Potsdamab 01.09.2024unbefristetHeuteStellenbeschreibungVergütung: Entgeltgruppe E 6 TVöD (VKA)

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah
Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.
Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen**** für den Fachbereich Bildung und Sport zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine*n

Sekretär*in (m/w/d) für den Bereich Bau und Betrieb Kita/Schule

Kennziffer: 216.000.02

Ihre Aufgaben

Büromanagement, Bürokommunikation

Bearbeitung und Weiterleitung des Posteingangs bzw. Postausgangs sowie der digitalen Postfächer, Wiedervorlage von Vorgängen
Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken, Ablage und Archivierung von Akten
Erteilung von Auskünften, Entgegennahme und Weiterleitung von Nachrichten
Verwaltung, Planung, Vorbereitung und Kontrolle von Terminen und Veranstaltungen
Koordinierung und Betreuung des internen und externen Besucherverkehrs
Recherchearbeiten für die Bereichsleitung
Bereichs- und arbeitsgruppenübergreifende Bearbeitung von Einzelvorgängen

Beschaffung und Verwaltung der Büromaterialien für den Fachbereich

Bestandsaufnahme und Sicherstellung des Grundbürobedarfs (Druckerpatronen, Kopierpapier, Umlaufmappen, Kugelschreiber usw. unter Berücksichtigung der Reglungen zur Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit
Steuerung und Verwaltung des Ausleihservice von diversen Bürogeräten

Haushaltsdurchführung

Haushaltsbewirtschaftung für die Konten der Büromaterialien und der Aufwendung für Bewirtungen
Abstimmungen mit dem Bereich Zentrale Dienste zur Beschaffung der Büromaterialien
Prüfung und Bearbeitung sowie Ablage der Rechnungen und Belege
Mittelübertragungen, Mittelentsperrungen, Beantragungen zu Haushaltsresten

Ihr Profil

Abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf (bspw. Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellter) oder kaufmännischem Beruf
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Verwaltung oder einem Sekretariat wünschenswert
Verantwortungsbereitschaft und Loyalität sowie Motivation und Konfliktfähigkeit
Kommunikative und kooperative Persönlichkeit mit einem sicheren Informationsverhalten
Gründliche und vielseitige Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
Kenntnisse im Kommunal-, Haushalts- und Schulrecht

Unser Angebot

Ein attraktives Gehaltspaket mit fairer tariflicher Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-VKA) in der Entgeltgruppe E 6 mit jährlicher Sonderzahlung und Prämie, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und monatlicher Bezuschussung eines VIP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebietes Potsdam AB
Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage!
Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und internen Betriebssportangeboten
Ein vielfältiges Aufgabengebiet sowie ein attraktives Arbeitsumfeld
Eine bessere Work-Life-Balance durch flexible & moderne Arbeitszeitregelungen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 24.07.2024 online über unser Karriereportal:

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