Beschreibung
S t e l l e n a u s s c h r e i b u n g
Der im Südosten Brandenburgs idyllisch gelegene Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist durch seine einzigartigen Naturräume und die gelebte Sprache und Kultur der Sorben/Wenden überregional bekannt. Wachsende Wirtschafts- und Industriestandorte sowie sichere Arbeitsplätze sind in dem zukunftsfähigen Landkreis eingebettet in bestehende moderne Infrastruktur. Aktiv trägt die Kreisverwaltung zum Ausbau und Erhalt der Attraktivität und Vielfalt von Spree-Neiße bei und begleitet langfristig die erfolgreiche Realisierung des Strukturwandelprozesses in der Lausitz.
Im Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa, Dezernat III, Fachbereich Kinder, Jugend und Familie ist eine Vollzeitstelle als
Sekretär/-in (m/w/d)
zum nächstmöglichen Zeitpunkt dauerhaft zu besetzen.
Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:
Wahrnehmung und Erfüllung der Aufgaben im Sekretariat des Fachbereiches
- selbständige Planung und Gestaltung der Arbeitsabläufe im Sekretariat
- eigenverantwortliche Bearbeitung der analogen Posteingänge und Postausgänge für den gesamten Fachbereich einschließlich der Außenstellen
- eigenverantwortliche Bearbeitung der digitalen Posteingänge (E-Mail, Fax) für den gesamten Fachbereich einschließlich der Außenstellen, d. h., Eingang lesen, auf Dringlichkeit (gilt insbesondere bei Meldungen von möglichen Kindeswohlgefährdungen) sowie Vollständigkeit prüfen und Prioritäten bei Bearbeitung festlegen, Empfänger ermitteln ggf. recherchieren bzw. digitale Rücksprache mit Absender halten und an Empfänger weiterleiten, ggf. ausdrucken mit Posteingangsstempel versehen und ggf. ins Postbuch eintragen, an Empfänger verteilen
- eigenverantwortliche Bearbeitung der digitalen Postausgänge (Fax) für den gesamten Fachbereich
- Annahme der im Sekretariat eingehenden Anrufe und ggf. Erstberatung, d. h., u. a. Aufnahme der Meldungen von möglichen Kindeswohlgefährdungen und Beschwerden und sofortige Weitergabe gem. Zuständigkeit, Beantwortung von Fragen zur inhaltlich-fachlichen (ggf. notwendiger Unterlagen) und personellen Zuständigkeit und telefonische Weitervermittlung
- Vorbereitung und Weitergabe der Unterschriften- und Postmappen an die Fachbereichsleitung
- fristgerechtes Führen der verschiedenen umA-Statistiken, d. h., täglich, Montag und Freitag, zur Monatsmitte, zur Quartalsmitte und an Dezernent III, Sachgebietsleitung Sozialer Dienst, Sachbearbeitende Planung/ Statistik/Controlling, Ministerium Bildung, Jugend und Sport termingerecht übermitteln
- anlassbezogene Kapazitätsmeldungen für Inobhutnahmen an den Lagedienst, die Polizei
- eigenständige Büromittelverwaltung und -beschaffung für die Fachbereichsleitung, das Sekretariat und die Assistenz
- Unterstützung der Assistenz bei der Bearbeitung des Schriftgutaufkommens der Fachbereichsleitung und der Sachgebietsleitungen einschließlich Kopierarbeiten, Ablage nach Aktenplan, bei Bedarf bzw. Erfordernis Archivierung
- Organisation und ggf. selbständige Bearbeitung der Personalveränderungsmitteilungen, der Insolvenzmeldungen, der Inventurmeldungen, der Aussagegenehmigungen, der Bestallungen, der Arbeitsschutzunterweisungen, Überprüfung der Fahrerlaubnisse der Mitarbeitenden des Fachbereiches, Überwachung der termingerechten Umsetzung
- eigenverantwortliche Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung der digitalen Aktenablage auf Ebene 1 und 2 des Laufwerkes O gem. den zugewiesenen Rechten
- selbständige Bearbeitung der temporär (anlassbezogen) und turnusmäßig (monatlich) zu erstellenden Dienstreiseaufträge für den gesamten Fachbereich einschließlich statistischer Erfassung, Unterschriftsleistung gem. DA gewährleisten, Rücklauf und Weiterleitung sicherstellen
- eigenständiges Verwalten und Führen des Arbeitsschutz- und des Verbandsbuches für den Fachbereich
- selbständige Anleitung der im Sekretariat eingesetzten Auszubildenden und Mitwirkung bei der Erstellung der Beurteilungen
Wir bieten Ihnen
- angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
- attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) - Entgeltgruppe 5
- Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
- kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
- betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
- verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
- gute Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben (flexible Arbeitszeiten)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
- sicherer Arbeitsplatz in der Region
Wir erwarten von Ihnen
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
- Erfahrungen in der Büroorganisation
- Kenntnisse über Verwaltungsabläufe, den Aufbau und die Struktur der Kreisverwaltung, insbesondere des Fachbereiches Kinder, Jugend und Familie
- fundierte Kenntnisse und sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Produkte (Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat) sowie versiert in der Nutzung des Internets
- Loyalität und Verschwiegenheit
- strukturierte, ziel- und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- ein hohes Maß an Selbständigkeit, Flexibilität und Eigenverantwortung
- Fahrerlaubnis Klasse B
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.
Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.
Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.
Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 02.01.2025 an den
Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa
Haupt- und Personalverwaltung
Heinrich-Heine-Straße 1
03149 Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca)
oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Adressaten Haupt- und Personalverwaltung an
hauptamt@lkspn.de
Hinweis:
Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.
Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden externe Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.
Bei Fragen zum Verfahren steht Frau Hagenbach als Ansprechpartnerin telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11116 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Herr Koch Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 3562 986-10300.
Information zur Datenverarbeitung
Weitere Hinweise finden Sie unter folgendem Link:
https://www.lkspn.de/aktuelles/ausschreibungen/stellenangebote.html
Gerne senden wir Ihnen die Informationen per pdf zu. Bitte wenden Sie sich per E-Mail an hauptamt@lkspn.de.
Bewerbungsfristende
02.01.2025
