Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah
Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.
Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Verwaltungsmanagement zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine/einen
Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Beschaffung
Kennziffer 552.100.xx
Ihre Aufgaben
Operativer Einkauf
- Prüfen der Bedarfsanforderungen der Fachbereiche und Bedarfsstellen
- Ermitteln, Prüfen und Bündeln von Bedarfen und Auftragswertschätzung
- Recherchieren der zur Verfügung stehenden Rahmenvertragspartner bzw. Erkunden des Marktes und Vergleichen von Angeboten
- Bestellen, bedarfsorientiertes Disponieren und Sicherstellen der Materialverfügbarkeit
- Beraten der Fachbereiche und Bedarfsstellen in der Planung, Bestellung, Beschaffung und Abrechnung
- Gestalten und Umsetzen des Bundesprogrammes zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung****
Unterstützung bei der Vorbereitung von Vergabeverfahren
UGVO Direktauftrag:
- Prüfen der Wertgrenze nach UGVO Direktauftrag
- Marktrecherche, Auftragswertschätzung und Angebotsabfrage
- Erstellen der vollständigen Vergabeakte UVGO Direktauftrag für die Vergabestelle
UGVO Vergabeverfahren nach DA Vergabe:
- Marktrecherche, Auftragswertschätzung und Empfehlung eines Bieterkreises
- Mitwirken bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und Vorbereiten von Vergabeakten
- Vorschlagen der Eignungs- und Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
- Unterstützen bei der Verhandlung von Preisen, Zahlungs- und Lieferbedingungen
Allgemeine Tätigkeiten:
- Beobachten des Beschaffungsmarktes
- Prüfen von Rahmenvertragsnotwendigkeit bei wiederkehrenden gleichartigen Bedarfen****
Vertragsmanagement
- Monitoring der Laufzeiten der Lieferantenverträge
- Planen der Ausschreibungszeiträume bei Erneuerung von auslaufenden Verträgen****
Bearbeitung von Bedarfsmeldungen im Fachbereich Verwaltungsmanagement
- Prüfen eingehender Bedarfsmeldungen gemäß Zuständigkeit und Verantwortlichkeit
- Erfassen, Prüfen und Zuteilen der eingehenden Arbeitsaufträge an die jeweiligen Bereiche
Möbelbeschaffung und Durchführung von Maßnahmen für Büro- und Funktionsräume
- Prüfung Bedarfe und Vor-Ort-Begehungen bei den Bedarfsstellen
- Prüfung der Räumlichkeiten und Beauftragung
- Zusammenarbeit mit Arbeitssicherheit und Brandschutz****
Interne und externe Rechnungsbearbeitung und Stammdatenpflege
- Prüfen von Eingangsrechnungen und Kontierungen
- Reklamieren von Rechnungen und Erstellen der internen Leistungsverrechnung
- Pflegen der Stammdaten im Vertragsmanagement, in den Onlineportalen, der Verwaltungssoftware und in der Abrechnungssoftware für die innere Leistungsverrechnung****
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter oder Verwaltungs-fachangestellte/Verwaltungsfachangestellter) oder ähnlich
- Hohe Dienstleistungsorientierung, Kommunikations- und Kooperationskompetenz sowie Verhandlungsfähigkeit****
Unser Angebot
- Ein attraktives Gehaltspaket in der **Entgeltgruppe E 7 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.095,23 € - 3.614,47 €**gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
- Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
- Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
- Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
- Bis zu 50 % Mobile Work
- Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot****
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 04.02.2025 online über unser Karriereportal.
Für Ihre eigene Planung möchten wir bereits mitteilen, dass die Vorstellungsgespräche für den 11.02.2025 avisiert sind.
Fachliche Rückfragen beantwortet Ihren gern Herr Dietze per Tel. 0331 - 289 1158. Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Dabew aus dem Team Recruiting per E-Mail unter Cornelia.Dabew@rathaus.potsdam.de als Ansprechpartnerin zur Verfügung
