Im Amt Neuzelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Bauamt mit 39 Stunden pro Woche, unbefristet, die Stelle eines
Sachbearbeiters (m/w/d) Sitzungsdienst/Fördermittel/Versicherungen
zu besetzen.
Ihre Aufgaben bei uns:
Sachbearbeitung Sitzungsdienst
· Beschlussvorlagen entsprechend den Vorlagen der Fachämter zusammenstellen
· Einladungen zur Sitzung schreiben und zusammen mit den Sitzungsunterlagen verschicken
· Quartalsmäßige Abrechnung der Aufwandsentschädigung und des Sitzungsgeldes
Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgeld für alle Mitglieder der Gemeindevertretungen, deren Ausschüsse, Ortsbeiräte und des Amtsausschusses abrechnen, dabei die Anwesenheit kontrollieren, sachlich rechnerisch prüfen und digital signieren
Nachweis der gezahlten Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder an die Mitglieder der Vertretungen erstellen, kontrollieren und versenden
· Systempflegearbeiten
Feststellung eventueller Fehlerquellen und Behebung derer in Zusammenarbeit mit dem Programmbetreuer
Eingabe und Pflege der Stammdaten in das Sitzungsprogramm
Einführung, Organisation und Pflege der Tabletts
(Stelleninhaberin ist Ansprechpartner für die kommunalen Vertreter bezüglich der Nutzung
· Sitzungen
Teilnahme an den Sitzungen der Gemeindevertretung Lawitz, Neuzelle und Neißemünde (in den Abendstunden)
Protokollführung während der Sitzung, sowie Anwesenheit festhalten
Protokolle erstellen und ggf. gegenlesen lassen
Organisatorische und technische Vor- und Nachbereitung von o.g. Sitzungen im Amtsgebäude
Übermittlung von Beschlüssen aus den o. g. Gremien für die Amtsblatterstellung
Organisation der öffentlichen Bekanntmachungen für das Amt und die Gemeinden des Amtes
Sachbearbeitung Satzungsangelegenheiten
· Organisation der öffentlichen Bekanntmachungen für das Amt und die amtsangehörigen Gemeinden
Führen der Satzungsakten für das Amt und die amtsangehörigen Gemeinden
Mitwirkung bei der Änderung von Satzungen
Erarbeitung und Aktualisierung der Aufwandsentschädigungssatzung in Absprache mit Leitung bis zur Unterschriftsleistung
Sachbearbeitung Versicherungsangelegenheiten
· Eigen- und Fremdversicherung
· Bearbeiten von Schadensansprüchen gegen das Amt und die Gemeinden
Sachbearbeitung Fördermittel
· Einordnung kommunaler Maßnahmen in Förderprogramme und Abgleich mit bestehenden Förderrichtlinien
· Prüfung des Haushalts in Bezug der Deckung der Eigenanteilsfinanzierung
Antragsstellung beim Fördermittelgeber, Abruf der Mittel und Abrechnung per Verwendungsnachweis unter Überwachung und Einhaltung der Förderregularien
Die Aufzählung ist nicht abschließend, Änderungen der Struktur- und Aufgabenbereiche sind möglich.
Sie verfügen über
· Abschluss als Verwaltungsfachangestellter der Fachrichtung Kommunalverwaltung (m/w/d) oder Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d) oder Justizfachangestellter (m/w/d) oder Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
· Kenntnisse im Bereich Sitzungsdienst sind wünschenswert
· hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Stressresistenz, Durchsetzungsvermögen, Zuverlässigkeit sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit
· sicherer Umgang mit den PC-Standardprogrammen wird erwartet
· Software-Kenntnisse in dem Programm H&H und Allris-Amtsinfo sind von Vorteil
· Bereitschaft zur kontinuierlichen fachspezifischen Weiterbildung
· Bereitschaft zum selbständigen Arbeiten nach flexiblen Arbeitszeiten
· Bereitschaft zum Arbeiten in den Abendstunden (Protokollführung)
· Führerschein Klasse B
· einen eigenen PKW, den Sie gegen Kostenersatz für Dienstfahrten zur Verfügung stellen
Darauf können Sie sich freuen:
· abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit interessanten und vielfältigen Aufgaben
· angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
· moderne technische Ausstattung am Arbeitsplatz und in den Beratungsräumen
· attraktive (Sozial-) Leistungen des öffentlichen Dienstes mit tariflicher Vergütung sowie einer leistungsorientierten Bezahlung, Jahressonderzahlung, betriebliche Altersversorgung (ZVK)
· 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
· Aus-, Fort- und Weiterbildungsangebot zur Unterstützung Ihrer fachlichen sowie persönlichen Entwicklung
· gute Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben durch flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten im Rahmen einer Dienstvereinbarung
· Unterstützung bei der Wohnraumsuche und/oder Suche nach Kita-Plätzen
Das Amt Neuzelle bietet bei entsprechender persönlicher und sachlicher Eignung und Befähigung eine Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TVöD/VKA.
Ihre schriftliche Bewerbung richten Sie bitte bis zum 19.01.2025 an das
Amt Neuzelle
Der Amtsdirektor
Bewerbung
Amt für Ordnung und Soziales
Lindenpark 6
15898 Neuzelle
oder als PDF-Dokument per E-Mail an personal@neuzelle.de
Bitte berücksichtigen Sie, dass Bewerbungen, die nach dem 19.01.2025 im Amt Neuzelle eingehen, im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden. Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung. Des Weiteren weisen wir darauf hin, dass im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten (z.B. Fahrt- und Bewerbungskosten) nicht erstattet werden. Mit der Abgabe Ihrer Bewerbungsunterlagen erkläre Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet werden und beteiligte Personen und Gremien (z.B. Fachverantwortliche, Personalvertretung) Einsicht in Ihre Bewerbungsunterlagen erhalten. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Daten innerhalb von drei Monaten gelöscht.
Neuzelle, 20.12.2024
gez. Fischer
Amtsdirektor
