Sachbearbeiter/-in Fachanwendungs-/Digitalisierungsbetreuung (m/w/d)

Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet.
Im Gesundheitsamt der Stadt Frankfurt (Oder) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
„Sachbearbeiter/-in Fachanwendungs-/Digitalisierungsbetreuung“ (m/w/d)
zu besetzen.
Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet möglichst in Vollzeit (derzeit 39 Stunden pro Woche).
Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Der künftige Aufgabenbereich umfasst:
1. Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben zum IT-Einsatz gem. DA Informationstechnik
wie z. B.:

• gegenüber den Querschnittsbereichen der Stadtverwaltung als IT-Ansprechpartner für TUIV des Amtes 53 fungieren, zum Informationsaustausch in speziellen IT-Fachanwendungsgremien mitarbeiten
• mit dem Vorgesetzten den Einsatz von neuer IT langfristig vorbereiten und die Beteiligungsverfahren gem. DA Informationstechnik Pkt. 7 i.V.m. den amtsinternen Verfahren koordinieren

insbes. für
o Pflichtenheft/Einsatzkonzeptionen, termingerechte Antragstellung zur Einführung einer Fachanwen-
dung, Zuarbeiten zur Planung der finanziellen Aufwendungen
o Beschaffungen/ Testverfahren
o Verfahrensdokumentationen

• organisatorische Maßnahmen zur Datensicherung sowie Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit (z. B. Verfahrensverzeichnis gem. dem Bbg DSG bzw. EU-DSGVO) einschl. Maßnahmen zur Umsetzungskontrolle entwerfen und abstimmen
• Führen des Notfallkataloges und der entsprechenden Übersichten des Amtes 53 (DA Informationstechnik)

2. Anwendungs- und Benutzerbetreuung (gem. DA Informationstechnik und amtsinterner Anforderungen)
wie z. B.:

• In Abstimmung mit Führungskräften und in Übereinstimmung mit den Maßnahmen zum Datenschutz, der Datensicherung und der Datensicherheit verschiedene Befugnisse (Nutzerrechte) für die Anwender/innen dokumentieren (Rechte- und Rollenkonzept) und einrichten; Revisionsverfahren durchführen
• Behebung kleinerer Probleme und Störungen an den Standard - Arbeitsplätzen, Beschreibung größerer Probleme, Störungen und Weitergabe an Abt-IT (Amt 10) einschl. Unterstützung bei der (Neu-)Einrichtung der technikunterstützten Arbeitsplätze
• Einsatzbereitschaft der speziellen IT des Gesundheitsamtes (Hardware bzw. Fachanwendungen, sh. Anlage) überwachen / sicherstellen, ggf. für Support Fehler beschreiben und Kontakt zum Hersteller aufnehmen
• Updates mit entsprechender Freigabe ausführen (fachliche Korrektheit, problemlose Bedienung und Funktion der Software testen) und auf den Arbeitsplätzen bereitstellen, Prüfberichte und Freigabeprotokolle, Programmdokumentationen erstellen/führen
• Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen überwachen, aktuelle Datenpannen und Sicherheitsrisiken erkennen und melden
• Richtlinien zur einheitlichen Nutzung der Fachanwendungen entwerfen und einführen
• Mitarbeiter schulen, d.h. Schulungsbedarfe erkennen und IT-Weiterbildungen planen, Anwender in Programme/ Programmänderungen einweisen/ einarbeiten, grundsätzliche oder neue Kenntnisse vermitteln, auch Schulungsangebote des Amtes 10 berücksichtigen

3. Bedarfsanpassungen vorhandener (amtsspezifischer) Fachanwendungen vorbereiten/veranlassen/durchführen
wie z. B.:

• Führungskräfte bei der Lösung strategischer Fragen zur Digitalisierung beraten - z.B. bei der Einführung des Datenmanagementsystems (DMS) und der e-Akten unterstützen, bezgl. der Vorteile und Erfordernisse bei der Erweiterung der Fachanwendungen
• notwendige Abstimmungen zwischen den Anwender-Sachgebieten und Externen führen (Kommunikationsmanagement) und dokumentieren
• notwendige Abstimmungen mit Anwendungs-/Benutzer-/ Systembetreuern in der Stadtverwaltung (einschl. Amt 10) führen
• gegenüber den Vertragspartnern neue Anforderungen beschreiben/kommunizieren, Weiterentwicklung der Pflichtenhefte vorbereiten
• finanzielle Auswirkungen ermitteln und abstimmen, an Vertragsänderungen/-ergänzungen mitwirken

4. Fachaufgaben/Service (Gesundheitsamt)

• Stammdaten der zugeordneten Fachanwendungen einpflegen und verwalten, fachliche Fehler ausräumen
• ·Archivierungs- und Löschungsfristen umsetzen
• Druckvorlagen/Gebühren(-hierarchien) erstellen, einrichten und anpassen
• Gesamtübersichten über die Hard- und Software des Gesundheitsamtes führen (einschl. Wartungsverträge, usw.), Zeiträume für Ersatzbeschaffungen planen, Inbetriebnahme neuer IT-Hard-/Software koordinieren, Rechnungsprüfung, Vertragsabstimmungen bzw. -prüfung, Zuarbeit zur HHPL
• Im Zuge der Digitalisierung von Prozessen die Aufgabenstellungen vorbereiten, abstimmen, moderieren (organisatorische Ziel, Vorgehen, Auswirkungen, Prioritäten), Prozesskatalog führen
• Internet-/Intranet-Koordination für das Gesundheitsamt, Konzeptionierung des Portals für Gesundheitsdienste
• Auskunftsersuchen, Anfragen, Statistiken, Übersichten, Auswertungen, Erhebungen und sonstige Aufgaben nach Weisung be- bzw. erarbeiten

Wir bieten

• **** eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der Entgeltgruppe 11
• zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung,
• eine bessere Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitregelungen sowie mobile Arbeit
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei
• monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets
• einen jährlichen Teamtag

Wir erwarten

• abgeschlossener Hochschulabschluss (Bachelor) oder ein vergleichbarer Abschluss mit Befähigung für den gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst, vorzugsweise z.B. Bachelor of Arts Rechts- und Verwaltungswissenschaften, Bachelor öffentliche Verwaltung Brandenburg oder Abschluss als Verwaltungsfachwirt/-in (m/w/d), Diplomverwaltungswirt/-in (m/w/d) oder sonstige anerkannte Befähigung für den gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst, z.B. Angestelltenlehrgang II
• Affinität zur digitalen Arbeit

Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet.
Sollten wir Ihr Interesse an dem beschriebenen Aufgabengebiet geweckt haben, richten Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 24.01.2025 an die
Stadt Frankfurt (Oder)
Amt für zentrale Dienstleistungen
Abteilung Personal/ Organisation
Postfach 1363
15203 Frankfurt (Oder)
oder als PDF-Dokument (max. 19 MB) per Email an: personalverwaltung@frankfurt-oder.de
Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet.
Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber/-innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.