Operations & Customer Service Manager (m/w/d)

Ziel der Position:

Als Operations & Customer Service Manager sind Sie das Herzstück unseres Unternehmens und tragen maßgeblich zur Zufriedenheit der Kunden und des Teams bei. Ihre Hauptaufgabe besteht darin eine reibungslose Bearbeitung von internen und externen Anfragen zu gewährleisten und so darin Prozesse zu optimieren und gleichzeitig eine hohe Servicequalität sicherzustellen.

Ihre Aufgaben

• Entgegennahme, Überprüfung, Sammlung und Abwicklung von Kundenbestellungen sowie Lieferantenanfragen aus Helaxas Produktportfolio im ERP-System (SAP) inklusive entsprechender Dokumentation
• Management von bestellbezogenen Kunden- und Lieferantenanfragen sowie Pflege kundenspezifischer Informationen in den jeweiligen Produkten und Kunden von Helaxa
• Verwaltung und Pflege von Aufträgen in SAP, Überwachung der Bestellprozesse und Sicherstellung der termingerechten Bezahlung und Lieferung sowie ggf. Abwicklung von Zoll-Anforderungen
• Versand, Bearbeitung und Dokumentation von Musterlieferungen und pharmazeutischen Endprodukten
• Mitwirkung an Prognosen und Anwendung der Bedarfsanforderungen über das ERP-System (SAP) an die jeweilige Abteilung (Einkauf, Sales) sowie Tracking von definierten KPIs und entsprechendem Reporting
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten (Lieferanten/ Kunden/ Dienstleister) und Aufträgen
• Eigenverantwortliche Organisation und Übernahme von administrativen Themen und Aufgaben, wie z.B. Erstellung von Berichten, Dokumentation, Ablage der jeweiligen Abteilungen, insbesondere Einkauf, Sales und Operations
• Beantwortung von Kunden- Lieferanten- und Partneranfragen per Telefon und E-Mail, Klärung von Rückfragen und Problemen, sowie allgemeine Unterstützung und Terminierung relevanter Meetings
• Koordination und Empfang von Besucherinnen und Besuchern
• Identifikation von Verbesserungspotentialen in den bestehenden Prozessen und Mitwirkung an deren Umsetzung
• Mitarbeit in übergeordneten, bereichsübergreifenden Projekten, nach Bedarf
• Schnittstellenkommunikation zu anderen Abteilungen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in kfm. Sachbearbeitung / Administration/ Sekretariat oder einer vergleichbaren Position
• Idealerweise grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit SAP
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, kundenorientiertes Denken und Handeln
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Freude an der Zusammenarbeit im Team und die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift