Office Manager (m/f/d)

Job Title: Office Manager (m/f/d)

Location:
Frankfurt, DE
Reference No: 2641
Office Type: Mobile office
Karrierebooster mit Zalaris
Zalaris ist ein schnell wachsender, weltweit führender Anbieter von HR-Technologie und Gehaltsabrechnungslösungen.
Wir bieten ein internationales Umfeld, in dem Du mit uns wachsen kannst, und fördern offene Kommunikation sowie kreatives Denken durch kurze Entscheidungswege.
Unsere Kultur basiert auf Werten, die vom nordischen Arbeitsethos inspiriert sind: Everyone matters, Aiming high und Teamspirit. Wir setzen uns dafür ein, ein vielfältiges, integratives und authentisches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Einzigartigkeit jedes Mitarbeitenden wertgeschätzt wird.
Wir bieten Dir ein attraktives und faires Gehaltspaket sowie zusätzliche Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge, Wellbeing- und Sportprogramme. Außerdem geben wir Dir die nötige Flexibilität, damit Work und Life in Balance sind.

Die Rolle

Als Executive Team Assistant (m/w/d) wirst du zur zentralen Unterstützung unseres Leadership-Teams und der Geschäftsbereiche. Du gestaltest Leadership-Meetings aktiv mit, koordinierst Projekte und sorgst für reibungslose Abläufe in Prozessen und Verwaltung. Von Event- und Office-Management bis zu Arbeitsschutz und Fleet Management bist du die organisatorische Schaltstelle, die Struktur und Effizienz in allen Bereichen sicherstellt.

Deine Aufgaben

Assistenz für unser Leadership-Team

• Begleitung der monatlichen Leadership-Meetings (finden in Präsenz statt - abwechselnd in Frankfurt am Main, Leipzig und Hagen)
• Steuerung und Protokollierung der Debatten im Rahmen der Leadership-Meetings - Du bist kein:e passive:r Zuhörer:in, sondern gestaltest die To Dos und Schlussfolgerungen mit und trägst so dazu bei, dass das Leadership die richtigen Entscheidungen trifft und daraus die richtigen Schlussfolgerungen und Maßnahmen ableitet und umsetzt
• Erstellung von Projektplänen für die To Dos des Leadership-Teams und Leitung der Projekte vom Kick-Off bis zur Fertigstellung

Assistenz für unsere Geschäftsbereiche

• Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Standards und Abläufen
• Unterstützung der Abteilungen bei administrativen Themen
• Koordination von externen Dienstleistern (z.B. Rechtsanwälte, Notare, Behörden etc.) und Services (z.B. Handelsregister-/Gewerbemeldungen etc.)
• Anforderung von Angeboten und Bearbeitung bis zur Einkaufsvorlage
• Kostenkontrolle der Dienstleistungen und des Wareneinkaufs unter Berücksichtigung des Budgets und Vertragsrahmens
• Kommunikation von wichtigen Informationen an Mitarbeitende und Kundinnen und Kunden
• Organisation von Geschenken und Aufmerksamkeiten für Mitarbeitende zu besonderen Ereignissen
• Management von Reiseportalen
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen in SAP und Klärung von Fragen in Zusammenarbeit mit Finance und anderen Abteilungen
• Bearbeitung des Info- und Backoffice-Postfachs

• Organisation von (Kunden-)Meetings und Firmenveranstaltungen (z.B. Kick-Off-Meetings, Firmenfeste, Teamevents, Trainings etc.)

Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

• Strategische und operative Verantwortung für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit an allen Unternehmensstandorten (Frankfurt am Main, Hagen und Leipzig)
• Enge Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister
• Organisation und Durchführung von Standortbegehungen und ASA-Sitzungen, verantwortlich für Mängelbehebungen nach Begehungen
• Verantwortung für die Erarbeitung von Gefährdungsbeurteilungen und die Erstellung von Maßnahmenplänen in Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister
• Identifizierung und Bestellung von Ersthelfern, Brandschutzhelfern und Sicherheitsbeauftragten
• Überwachung der Pflicht-Vorsorgeuntersuchungen und Angebotsuntersuchungen der Mitarbeitenden
• Dokumentation aller relevanten Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsmaßnahmen
• Ansprechpartner:in bei Arbeitsunfällen und Einleitung der erforderlichen Schritte

• Management der Firmenwagen und -fahrräder von der Bestellung bis zur Rückgabe; Management der Dienstleister und Verträge mit Dienstleistern

Office Management

• Office Management für die Firmenstandorte in Leipzig, Hagen und Frankfurt am Main
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial

Dein Profil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Funktion in einem internationalen Umfeld
• Mindestens eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englisch-Kenntnisse sind ein Muss
• Du liebst Herausforderungen und gehst sie an: Neue Themen und Aufgaben meisterst Du dank Deiner „Can do“ Attitude
• Hohes Maß an Selbstorganisation und Eigeninitiative, Hands-On-Mentalität
• Verhandlungsgeschick
• Flexibel, positiv, team- und serviceorientiert
• Zuverlässig und verschwiegen

“We hire for attitude and train for skills” - das ist unser Motto! Daher lernen wir gerne Menschen kennen, die vielleicht nicht unbedingt der „Perfect Match“ auf den ersten Blick sind. Auch wenn Du nicht alle der oben beschriebenen Themen bereits kennst aber motiviert bist, Neues kennen und beherrschen zu lernen, bist Du bei uns richtig.
Bereit, Teil unseres Teams zu werden? Zeige uns, was Du kannst, und werde Teil einer lebendigen, kollaborativen Gemeinschaft von Tech-HR- und Payroll-Expertinnen und -Experten, die sich Wachstum und Innovation verschrieben haben. #TeamZalaris