Assistenz für das Team der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam - Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mitrund 1.650 Beschäftigtenentwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.
Zur Unterstützung des Teams der Wissenschaftlichen Vorständin (Team WV) ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz für das Team der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Kennziffer 9799

Ihr Aufgabengebiet

Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen (z.B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenzveranstaltungen, z.B. Workshops (ggf. mit Gästebewirtung) sowie Videokonferenzen
Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
Protokollführung bei Meetings
Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Team WV
Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschlussvorlagen zu Drittmittel-Projekten
Ihr Qualifikationsprofil:
Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o.ä., d.h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englische Sprachkenntnisse B2 Niveau vorausgesetzt)
mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Vorstandsebene oder vergleichbar
souveräner Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe­Tools
ausgeprägte Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen