Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam - Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.
Zur Unterstützung der Wissenschaftlichen Direktorin Prof. Dr. Doris Fuchs und des Wissenschaftlichen Direktors Prof. Mark Lawrence am RIFSsind zwei Stellen zu besetzen als:
Assistent:in (w_m_d) in den Büros der Leitungsebene
Kennziffer 9814
Ihr Aufgabengebiet
selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und institutsweiter Services, z.B. Termin-/Reisemanagement, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz, Ablagemanagement, Bestellung und Überwachung von Verbrauchsmaterialien, Raumorganisation, Datenpflege, Systematisierung und Pflege des Archivs
Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen und der Einhaltung von Fristen und Terminen
Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken und Dokumenten (englisch/deutsch)
Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung für den/die Direktor:in, Stabsbereiche und Gremien
Koordination von Personalvorgängen und Unterstützung beim Onboarding
Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
Recherche und Aufbereitung von Informationen für den/die Wissenschaftliche:n Direktor:in, Stabsbereiche und Gremien
Unterstützung bei LayOut und Druck von Publikationen aus der RIFS Schriftenreihe, Abstimmung mit externen Dienstleistern, Fristenkontrolle und Lektorat
Ihr Qualifikationsprofil:
erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oder Europasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis des B2 Niveaus ist zwingend erforderlich)
mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen dynamischen Teams ist etwas worauf Sie sich besonders freuen
