Im Landkreis Elbe-Elster, im Amt für Bauaufsicht, Umwelt und Denkmalschutz besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als:
Assistent der Amtsleitung (m/w/d)
Sie erwartet eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre und eine kollegiale Zusammenarbeit. Darüber hinaus bieten wir Fortbildungsmöglichkeiten
sowie ein betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebsfreie Tage an Heiligabend und Silvester.
- organisatorische Büroarbeiten, Korrespondenz und Aktenverwaltung, u. a.
- die Büroorganisation und administrative Verwaltung des Sekretariats
- Postbearbeitung sowie Telefondienst
- organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen (auch virtuell)
- Sichtung, Aufbereitung und Vorlage von Unterschriftenmappen
- Erteilung mündlicher und schriftlicher allgemeiner Auskünfte bzw. Vermittlung von Ansprechpartnern
- Beschaffung von Büromaterial für das Amt
- den Aufbau und die eigenständige Organisation eines Terminmanagements inkl. koordinierender Terminplanung und -überwachung für den Amtsleiter einschließlich der administrativen Vorbereitung entsprechender Unterlagen
- die Überwachung der Umsetzung bzw. des Abschlusses amtsinterner Verwaltungsvorgänge
- Prüfung der Akten auf Vollständigkeit in Bezug auf vorgelegte Bescheinigungen/Nachweise
- schriftliche Mitteilungen an Antragsteller zur Nachforderung fehlender Unterlagen
- umfangreiche GIS-Recherchen zur Ergründung der Bauzustände
- Kontrolle (ggf. unter Wahrnehmung vereinzelter Außendiensttätigkeiten)
- digitale Archivierung
- die Beteiligung bei der Haushaltsplanung und -bewirtschaftung
SIE VERFÜGEN ÜBER
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine kaufmännisch verwaltende Berufsausbildung
- Grundkenntnisse der einschlägigen Gesetzgebung bzw. die Bereitschaft sich in erforderliche Gesetzesgrundlagen einzuarbeiten (BauGB, BbgBO, VwVfG etc.)
- eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick bei der Terminplanung
- eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift, verbunden mit einer sehr guten deutschen Rechtschreibung
- sicheres und repräsentatives Auftreten
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
- einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und neuen Medien sowie die Bereitschaft sich in individuelle Anwenderprogramme des Fachamtes einzuarbeiten
- Offenheit gegenüber der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben innerhalb des Einsatzbereiches
- einen gültigen Pkw-Führerschein und die Bereitschaft zur Nutzung des privaten Pkw für dienstliche Zwecke
Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bewerben Sie sich bitte bis zum 03. November 2024 hier.
Wichtiger Hinweis bei Übersendung Ihrer Unterlagen an den Arbeitgeberservice Elbe-Elster:
Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Weiterleitung an den ausschreibenden Arbeitgeber zu.
