Assistent der Amtsleitung (m/w/d)
Im Landkreis Elbe-Elster, im Amt für Bauaufsicht, Umwelt und Denkmalschutz besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als:
Assistent der Amtsleitung (m/w/d)
Sie erwartet eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre und eine kollegiale Zusammenarbeit. Darüber hinaus bieten wir Fortbildungsmöglichkeiten
sowie ein betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebsfreie Tage an Heiligabend und Silvester.
- organisatorische Büroarbeiten, Korrespondenz und Aktenverwaltung, u. a.
- die Büroorganisation und administrative Verwaltung des Sekretariats
- Postbearbeitung sowie Telefondienst
- organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen (auch virtuell)
- Sichtung, Aufbereitung und Vorlage von Unterschriftenmappen
- Erteilung mündlicher und schriftlicher allgemeiner Auskünfte bzw. Vermittlung von Ansprechpartnern
- Beschaffung von Büromaterial für das Amt
- den Aufbau und die eigenständige Organisation eines Terminmanagements inkl. koordinierender Terminplanung und -überwachung für den Amtsleiter einschließlich der administrativen Vorbereitung entsprechender Unterlagen
- die Überwachung der Umsetzung bzw. des Abschlusses amtsinterner Verwaltungsvorgänge
- Prüfung der Akten auf Vollständigkeit in Bezug auf vorgelegte Bescheinigungen/Nachweise
- schriftliche Mitteilungen an Antragsteller zur Nachforderung fehlender Unterlagen
- umfangreiche GIS-Recherchen zur Ergründung der Bauzustände
- Kontrolle (ggf. unter Wahrnehmung vereinzelter Außendiensttätigkeiten)
- digitale Archivierung
- die Beteiligung bei der Haushaltsplanung und -bewirtschaftung
SIE VERFÜGEN ÜBER
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine kaufmännisch verwaltende Berufsausbildung
- Grundkenntnisse der einschlägigen Gesetzgebung bzw. die Bereitschaft sich in erforderliche Gesetzesgrundlagen einzuarbeiten (BauGB, BbgBO, VwVfG etc.)
- eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick bei der Terminplanung
- eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift, verbunden mit einer sehr guten deutschen Rechtschreibung
- sicheres und repräsentatives Auftreten
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
- einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und neuen Medien sowie die Bereitschaft sich in individuelle Anwenderprogramme des Fachamtes einzuarbeiten
- Offenheit gegenüber der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben innerhalb des Einsatzbereiches
- einen gültigen Pkw-Führerschein und die Bereitschaft zur Nutzung des privaten Pkw für dienstliche Zwecke
Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bewerben Sie sich bitte bis zum 03. November 2024 hier.
Wichtiger Hinweis bei Übersendung Ihrer Unterlagen an den Arbeitgeberservice Elbe-Elster:
Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Weiterleitung an den ausschreibenden Arbeitgeber zu.
Dies ist eine auf dritten Jobbörsen gefundene Stellenanzeige. Wir bieten hierfür keinen Support, können diese aber jederzeit offline stellen. Für weitere Informationen: Datenschutzhinweise | Anzeige melden.